どうもどうも!ユウポンです。

メールのやり取りをしていれば、受け取ったメールを見て、「このようにして書けばいいのか」という気付きはよくあると思います。ですから、自然に常識的なメールの書き方は身に付いてくるのではないでしょうか。

でも、気付けないことに関しては、「間違いに気付けないまま…」になってしまいます。

そこで、今回は「他では、あまり指摘されていないけど、気をつけた方がいい」というモノに的を絞って、ご紹介したいと思います。

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メールの件名は、何を書けばいいの?

メールの件名は、用件を書くのが基本です。たまに「○○さんへ」とだけ書かれた件名を見かけますけど、誰に宛てたメールなのかは、宛先で分かりますから、原則として「相手の名前」は書く必要はありません。

なお、件名に書く用件は、一目で分かるように簡潔で、なおかつ見ただけで分かるように書くように工夫するのが常識です。ちなみに、文字数は、長すぎると要領を得ないので、20文字以内が理想的です。

例えば、下記のような感じです。

■ 件名の例文

  • ○○の商品について質問があります(全角16文字)
  • 先日のプレゼン大会ご参加のお礼(全角15文字)
  • 次回打ち合わせ日程変更のご相談(全角15文字)
  • アポイント(10/10)の変更に関するお願い(全角15文字・半角3.5文字)
  • 幹部会議の招集通知(全角9文字)
  • 見積書の再発行のお願い(全角11文字)

 
私の場合は、下記のようにパターン化していますので、件名で悩むことはないですョ。もし、良ければマネして頂ければと思います。

■ 件名の定型文

  • ○○のご連絡
  • ○○のご依頼
  • ○○の回答
  • ○○のご相談
  • ○○の感想
  • ○○のお願い
  • ○○の連絡
  • ○○のご提案
  • ○○の件

 
ただ、「○○の件」だけでは、日付が分からないので、当然「5/7(日)午前11時の打ち合わせの件」などと、相手がパッと見て分かるように書かないといけないですけどね。

要するに、件名は「どんな用件でメールを送信したのか」が分かれば、それで充分です。

逆に、用件が分からない件名は、大量のメールの中に埋もれてしまって、後回しにされかねません。そのため、相手が開封したくなる件名にするということも、頭に置いておく必要があります。

社外へのメールの宛名は手紙と同じでいいの?

私は、社外にメールを送るとき、最初の頃は何から書き始めれば良いのか全く分かりませんでした。LINEを頻繁に使っている人も、短文で用件だけを書く癖が付いてしまっているので、私と同じような人は少なくないかも知れないですね。

でも、メールの場合、パターンは決まっていますから、覚えておいて下さい。メールの1行目は、「○○株式会社 ○○様」と宛名を書くようにして下さい。

ちなみに、ときどき見かけるのですが、社名を略して書いている人がいますよね。「株式会社」を(株)と書いている人です。株式会社も社名の一部ですから、略して書くと大変失礼になります。だから、必ず略さずに正式名称を書いて下さいね。

なお、先方の会社名と担当者の名前だけ書いて、いきなり本題に入ると変ですよね。だから、会社名と担当者の名前を書いたあとは、簡単な挨拶文を書いておきます。例えば、「いつもお世話になっております。○○会社の○○です。」という感じですね。

会社で使うメールソフトは、大抵メールの末尾に、自動的に署名が入るように設定していると思います。でも、最初に名乗っておくと、誰からのメールなのかが一目瞭然ですから、スムーズにメールを読んでもらうことが出来ます。

あと、気をつけたいのが会社名や担当者名を間違えないということです。

パソコンで漢字を入力するとき、ついうっかり変換間違いをしてしまい、それに気付かないということは少なくありません。特に、難しい漢字や滅多に使わない漢字の場合、私もよくやってしまいます。

例えば、「渡邊様」を「渡辺様」としてしまったり、「櫻井様」を「桜井様」としてしまうようなときがあります。名前を間違えられるというのは、とても気分が悪いものですから、この辺りのことは慎重にしたいものですね。

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これを書くと誤解を招く言葉って?

直接会って話をしていれば、多少言葉が足りなくても、声のトーンや表情などで、こちらの考えを相手が察してくれて、問題なく話を進められます。でも、メールでは、相手の表情も声のトーンも分からないですから、言葉が足りなかったり、言葉を間違えたりすると、誤解を招く元になります。

実は、私はそのような失敗を何度もやらかしてきました。そのたびに、どうして読み治さなかったのかと後悔するのですが…。

だから、私のような失敗をしないために、注意して頂きたいことがあります。

それは、誤解を招きやすい「形容詞」や「副詞」を使わないということです。私は、これまでのような失敗を繰り返さないために、メールでは下記のような言葉は出来るだけ使わないようにしています。

■ 誤解を招きやすい言葉

  • ときどき
  • ゆっくり
  • とても
  • もっと
  • すぐに

 
上記の言葉は、明確ではなく曖昧な表現ですから、読み手はどのようにも解釈できてしまいます。だから、誤解を招きやすいという訳です。あと、「きれい」「楽しい」「厳しい」などの形容詞も、意外に誤解を招きやすいので注意が必要です。

例えば、業者からの見積もりに対して、「この内容では、とても厳しいと思われますので、再度ご検討のほど宜しくお願い致します。」と返信した場合を考えてみて下さい。

この返信では、どこをどのように検討し訂正すれば良いのか、相手には全く分からないですよね。場合によっては、遠回しに断りの返事なのかも…と捉えられてしまうかも知れません。

ただ、あまりにもハッキリと問題箇所を指摘すると、相手が気を悪くするという配慮で、上記のような返信を書いてしまう場合があるかも知れないですね。でも、「厳しい」という言葉が何を指しているのか分からないですから、相手のそのときの状況によって、こちらの意図とは全く違った解釈をされてしまう可能性があります。

ですから、誤解を招かないように、具体的な数字を入れたり、受け入れがたい箇所を明記することは大切です。いずれにしましても、不明瞭なメールは、トラブルの元にもなりますから注意が必要です。

受け取ったメールに疑問点があった場合は?

私は、メールで色々とミスをしたことがありますけど、そのひとつに返信の遅れがあります。例えば、送られてきたメールの内容に疑問点があるのに、疑問点を解決しないまま放ってしまうと、相手は了解されたものだと判断してしまいます。これは、当然ですよね。

ですから、疑問点があれば、それが些細なことであっても、スグに返信して疑問を解決することは、とても大切なことです。

ちなみに、メールで質問する場合、送られてきたメールの本文を引用すると、どの部分に対しての質問なのか、または答えなのかが分かりやすくなります。

なお、送られた来たメールを使って返信する場合、件名の最初の部分に「Re:」が入りますよね。そのまま返信しても構わないのですが、場合によっては、新たに別の件名にした方が分かりやすい場合もあります。

例えば、「日程についての確認」という件名であれば、返信するとき「Re:日程についての確認」となりますよね。でも、「日程についてのご回答」とすれば分かりやすくなります。そして、メールでのやり取りの最後は、「了承致しました」など承諾のメールを送ることを忘れないで下さい。

メールでのトラブルの多くは、返信の遅れや承諾の確認忘れによるモノが多いのです。

両者の僅かなズレが、あとで大きなトラブルに発展することもあります。何度も返信したり、何度も回答したりしなければならないこともありますけど、その丁寧なやり取りが、トラブルを防ぐと共に、信頼関係に繋がっていくものだと思います。

期限付きのメールに書くべき事とは?

メールは、自分の都合のいいときに送ったり、見たりすることが出来る便利なモノです。でも、相手から返事がないと、正直なところイライラすることもありますけど…。

ただ、相手にも都合がありますから、ある程度余裕を持って、返事を待つつもりでいなければいけないですよね。

しかし、締め切り期限がある内容の場合は、必ず期限を明記しておくことは大切です。もし、期日が迫っているのに返信が来ない場合は、「ご覧いただけましたでしょうか」と、もう一度メールをしてもいいでしょう。

その際、注意しておきたいのは、相手が非難されていると捉えてしまわないようにすることです。

そのためには、「もしかすると、届いていないのではないかと思いましたので、再送させて頂きました。」と、こちらの不手際であるかのように付け加えておけば、相手の気分を害することはないと思います。

あと、相手からメールが送られてきて、スグに返信できない場合もあるかと思います。例えば、社内で検討してからでないと、回答できないような場合です。

そのような場合は、「メールを拝見したしました。○月○日までにはお返事しますので、1週間お待ち頂きますよう宜しくお願い致します。」と、まず返信しておきます。そうすれば、相手は検討してくれているのだと分かるので安心するはずです。

社内メールで「お疲れ様」は入れるべき?

最近よく見かけるのですが、最初に「お疲れ様です」と入れているメールです。これは、絶対にダメとは言えないのですが、特に年齢が高い人の中には、決まり文句のように「お疲れ様です」と言われることに、不快感を覚える人もいるようです。

だから、メールの最初に「お疲れ様です」と入れるべきか迷ったときは、入れない方が無難だと思います。

ちなみに、メールでは「お疲れ様」を入れなくても、失礼にあたる訳ではありません。逆に、立場や状況によっては、相手が違和感を覚えたり、不快に感じる場合もありますから、注意しておいた方がいいでしょうね。

例えば、下記のような「お疲れ様です」がない文章であっても、失礼なメールにはなりません。

山田部長

田中です。
先日の○○の件、添付させて頂いた報告書にまとめましたので、
ご多忙中恐れいりますが、ご査収のほど宜しくお願い致します。

 

鈴木課長

○○支店の田中です。
早速ご返信いただきまして、誠にありがとうございます。

 

営業部各位

田中です。
本日13時より行われる会議のレジュメを送付致します。

 

最後に

いかがでしたでしょうか。今やビジネス上で「メール」は欠かせない連絡手段となっています。そのため、メールの内容が元となるトラブルは少なくありません。

その原因は、少し言葉が足りなかったり、少し配慮すれば防げるようなミスが多いのは事実です。

そのため、トラブルを防ぐと共に、相手に失礼のないメールを書くことを心掛けることは大切ですよね。相手の気分を害するだけで、商談がダメになることもあり得るのですから…。

という訳で、今回の情報が、少しでもお役に立てれば嬉しいのですが^^

なお、他にも関連した記事がありますので、もし、お時間が許すようであれば、下記の関連記事もご覧下さいね。

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